Politique de confidentialité
1. Qui nous sommes
Traces IA, à Montréal (Québec), offre des services de gouvernance de présence numérique et de succession numérique. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (modifiée par la Loi 25).
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels de Traces IA peut être jointe par courriel à ml@pharos-ai.ca. Toute question, demande d'accès ou plainte peut lui être adressée.
3. Renseignements que nous recueillons
- Formulaire de contact : nom, courriel, sujet de la demande, message, langue, consentement.
- Dossier de succession numérique : pièce d'identité du client, certificat de décès, preuve de qualité de liquidateur ou de lien familial (testament, certificats de recherche testamentaire, déclaration d'hérédité), identifiants des comptes en ligne de la personne décédée, souhaits par plateforme.
- Dossier de gouvernance de présence : pièce d'identité, noms utilisés, adresses, numéros de téléphone, courriels et noms d'utilisateur à faire retirer.
- Données techniques : notre hébergeur (Cloudflare) traite l'adresse IP et des données de connexion pour assurer la sécurité du site. Le site n'utilise ni témoins (cookies) publicitaires ni outil d'analyse.
Certains de ces renseignements sont sensibles (renseignements sur un décès, pièces d'identité). Nous les recueillons seulement avec votre consentement exprès, et seulement dans la mesure nécessaire au mandat.
4. Pourquoi nous les utilisons
Pour répondre à votre demande, préparer une soumission, exécuter le mandat que vous nous confiez (demandes de fermeture, de commémoration, de retrait ou de désindexation), vous remettre un rapport, facturer, et respecter nos obligations légales. Nous n'utilisons jamais vos renseignements à d'autres fins, nous ne les vendons pas et nous ne faisons aucun profilage.
5. À qui nous les communiquons
- Aux plateformes visées par votre mandat (par exemple Meta, Google, Apple, LinkedIn), uniquement ce que chacune exige.
- À nos fournisseurs, liés par des engagements de confidentialité : Cloudflare (hébergement du site), Resend et Amazon Web Services (acheminement des courriels du formulaire), Google (messagerie).
- Ces plateformes et fournisseurs peuvent traiter les renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant toute communication à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et nous assurons d'une protection adéquate.
6. Conservation et destruction
- Pièces d'identité et certificats de décès : détruits de façon sécuritaire 90 jours après la remise du rapport de dossier.
- Mandat, factures, journal du dossier et rapport : conservés six ans après la fin du dossier, pour respecter nos obligations fiscales et légales, puis détruits.
- Demandes reçues par le formulaire sans mandat : supprimées dans les 12 mois.
7. Sécurité
Les documents sont transmis par un lien sécurisé (jamais en pièce jointe d'un courriel), conservés chiffrés et accessibles seulement à la personne responsable de votre dossier. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité et, en cas de risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, leur communication dans un format technologique structuré, retirer votre consentement, ou demander que nous cessions de diffuser un renseignement ou que soit désindexé tout hyperlien qui y donne accès (art. 28.1). Écrivez à ml@pharos-ai.ca ; nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
9. Polices de caractères externes
Le site charge des polices de caractères depuis Google Fonts et Fontshare ; ces services reçoivent votre adresse IP lors du chargement de la page.
10. Modifications
Nous publierons toute modification de cette politique sur cette page, avec sa date d'entrée en vigueur.